Accordo sul trattamento dei dati

Questo documento è l’accordo sul trattamento dei dati previsto dall’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Vale come nomina a responsabile del trattamento e si applica a chiunque usi Fleetly in forza di una licenza, gratuita o a pagamento: accettando i Termini di servizio si accetta anche questo testo, che ne è parte.

1. Chi è chi

Il titolare del trattamento sei tu, cliente: i dati che inserisci in Fleetly sono i tuoi, li scegli tu, e le decisioni su cosa registrare e perché restano tue.

Il responsabile del trattamento è DNL Group, con sede legale in Cassino (FR), che tratta quei dati soltanto per erogarti il servizio e soltanto secondo le tue istruzioni.

Questo documento non riguarda i dati che raccogliamo per conto nostro — la richiesta di attivazione, le statistiche del sito, la fatturazione: per quelli il titolare siamo noi, e li descrive l’informativa privacy.

2. Che cosa trattiamo, per chi, e per quanto

Oggetto: la fornitura di Fleetly, cioè la registrazione dei dati amministrativi dei veicoli, delle relative scadenze e dei documenti, la gestione degli utenti e dei guidatori e, sui piani che la includono, l’assegnazione delle corse.

Durata: il trattamento dura quanto il rapporto contrattuale. Dopo, vale l’art. 8.

Categorie di interessati: le persone fisiche i cui dati finiscono in Fleetly per effetto del tuo uso — i tuoi dipendenti e collaboratori che usano l’applicazione, i guidatori a cui assegni le corse, le persone indicate come assegnatarie di un veicolo, ed eventuali persone nominate nei documenti che carichi.

Categorie di dati: dati identificativi e di contatto (nome, cognome, email, nome utente), dati di assegnazione dei mezzi, le dichiarazioni di percorrenza fatte dai guidatori (partenza, tappe, sospensioni, arrivo, con l’ora del gesto e quella di arrivo al server), il rapporto di fine corsa e il contenuto dei documenti caricati.

Il rapporto di fine corsa lo genera il telefono del guidatore all’arrivo e contiene: chilometri previsti e percorsi, quanta parte del percorso approvato è stata seguita, le deviazioni espresse come tratti del percorso («dal km 64 al km 80, 10 minuti»), un indice di qualità del segnale GPS, e i periodi di guida, sosta e riposo dedotti dal movimento, con le eventuali correzioni fatte dal guidatore sulle soste. Su questi periodi l’applicazione calcola la conformità indicativa ai tempi di guida e di riposo del Reg. (CE) 561/2006, anche sugli ultimi 28 giorni del singolo guidatore. Il rapporto non contiene coordinate e, una volta inviato, non si modifica.

Non trattiamo categorie particolari di dati (art. 9) e il servizio non è progettato per riceverne. Caricare in Fleetly certificati medici o documenti sanitari è un uso che non ti consigliamo e di cui resteresti titolare a tutti gli effetti.

La posizione dei guidatori non viene registrata e non arriva all’azienda. L’applicazione usa il GPS del telefono per disegnare la mappa, per la navigazione e per compilare il rapporto di fine corsa, sul dispositivo; sull’app per telefono lo fa anche a schermo bloccato, finché la corsa è in corso, con una notifica sempre visibile, e si ferma all’arrivo. C’è una sola eccezione, ed è tecnica: quando il mezzo esce dal percorso approvato, il telefono invia il punto in cui si trova alla funzione che ricalcola il tragitto, che lo passa al fornitore dei percorsi e restituisce la strada nuova. Quel punto non viene conservato, non viene registrato e non è visibile all’azienda né a noi; i ricalcoli sono al massimo 15 per corsa. Non esiste una funzione che mostri o inoltri la posizione di un guidatore. È una scelta di progetto e non un’impostazione, ed è ciò che tiene il servizio fuori dal controllo a distanza dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.

Il rapporto di fine corsa e la verifica dei tempi di guida riguardano però l’attività lavorativa del guidatore: valuta tu, anche con il tuo consulente del lavoro, gli adempimenti che il loro uso comporta nella tua organizzazione. La verifica dei tempi di guida è indicativa e non sostituisce il tachigrafo né i suoi obblighi. Resta tuo l’obbligo di informare i lavoratori del trattamento (art. 13 GDPR); l’applicazione mostra loro una pagina che descrive per filo e per segno cosa registra e cosa no.

3. Le nostre istruzioni

Trattiamo i tuoi dati solo per erogarti il servizio, per l’assistenza che ci chiedi, per la sicurezza dell’infrastruttura e per gli obblighi di legge a cui siamo soggetti. Non li usiamo per finalità nostre, non li analizziamo per costruire prodotti o profili, non li cediamo e non li usiamo per addestrare sistemi di intelligenza artificiale.

Se riteniamo che un’istruzione tua violi la normativa, te lo diciamo prima di eseguirla.

Le statistiche d’uso dell’applicazione sono un trattamento distinto e nostro, non tuo: sono legate alla copia installata e non ai tuoi interessati, non contengono targhe, nomi, importi né documenti, e chi usa l’applicazione può rifiutarle dal banner o spegnerle da Impostazioni.

4. Riservatezza

Ai tuoi dati accede solo chi deve, per fare il proprio lavoro, ed è vincolato alla riservatezza.

Va detto con precisione un punto che riguarda l’assistenza: chi amministra Fleetly può tecnicamente leggere i dati di qualunque flotta, perché è il modo in cui si diagnostica un problema segnalato. È un elenco chiuso di persone, scritto nel codice e nelle regole del database, non una possibilità aperta a chiunque lavori qui.

5. Sicurezza (art. 32)

Le misure che applichiamo, e che puoi verificare nel comportamento del prodotto:

• Separazione fra clienti. Ogni dato porta l’identificativo della licenza e le regole del database negano per default qualunque lettura o scrittura che non provenga da un membro di quella licenza. Non è un filtro applicato dall’applicazione: è il server a rifiutare.
• Accesso. L’accesso degli amministratori passa da Google con email verificata; i guidatori hanno credenziali proprie, emesse da te, che non danno accesso alla flotta ma solo alle corse loro assegnate. Le password non sono conservate da noi in nessuna forma leggibile: vivono su Firebase Authentication e, se perse, si rigenerano.
• Trasmissione e trasporto. Tutto il traffico è in HTTPS, con HSTS, e l’applicazione non è incorporabile in siti terzi.
• Documenti. I file caricati sono accessibili solo ai membri della licenza; sono indirizzati dal proprio contenuto, quindi un indirizzo non è indovinabile e non rivela nulla.
• Registro delle corse. Le dichiarazioni dei guidatori sono in sola aggiunta: nessuno può modificarle o cancellarle a posteriori, nemmeno l’azienda, nemmeno noi. Annullare una corsa è un evento in più, non una riga riscritta.
• Continuità. L’infrastruttura è Google Cloud, con replica gestita dal fornitore.

Una cosa devi saperla perché la decidi tu: se attivi il calendario delle scadenze, l’applicazione pubblica targhe e date a un indirizzo che i calendari di Google, Apple e Microsoft devono poter scaricare senza autenticarsi. Chiunque conosca quell’indirizzo legge quei dati. È disattivo di default, si spegne quando vuoi, e rigenerare il link rende il precedente inutilizzabile all’istante.

6. Sub-responsabili

Ci autorizzi a servirci dei fornitori qui sotto, ciascuno vincolato da obblighi equivalenti a questi.

Fornitore	Cosa fa	Dove tratta i dati
Google Ireland Ltd. / Google LLC	Autenticazione, database, archiviazione dei documenti, hosting, esecuzione delle funzioni	Stati Uniti
Resend	Invio della mail di benvenuto	Stati Uniti
Geoapify GmbH	Calcolo e ricalcolo dei percorsi e mappe, per la funzione Corse	Unione Europea

Dove risiedono i dati. Il database e i documenti risiedono su server negli Stati Uniti. Il trasferimento si fonda sulla certificazione di Google nell’ambito del Data Privacy Framework UE-USA e sulle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. Se questo è un vincolo per te, dillo prima di attivare: è un’informazione che preferiamo darti adesso piuttosto che lasciartela scoprire a contratto firmato.

Se cambiamo o aggiungiamo un sub-responsabile te lo comunichiamo con almeno 30 giorni di preavviso; se non lo accetti, puoi recedere senza penali per la parte di servizio interessata.

7. Il tuo aiuto verso gli interessati, e il nostro verso di te

Rispondere a chi esercita i propri diritti — accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione — tocca a te, che sei il titolare. L’applicazione ti mette in condizione di farlo da solo per quasi tutto: i dati dei veicoli e dei guidatori si correggono e si cancellano dall’interfaccia.

Dove non basta, ti assistiamo noi: scrivi a piersilvio.dinola@fleetly.it e rispondiamo entro 15 giorni, così che tu resti nei 30 che il Regolamento concede a te. Su richiesta forniamo una copia dei dati della tua flotta in formato leggibile da un elaboratore.

Se riceviamo una richiesta direttamente da un tuo interessato non gli rispondiamo nel merito: lo indirizziamo a te e te lo segnaliamo.

Violazioni dei dati. Se una violazione riguarda i tuoi dati te lo comunichiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne veniamo a conoscenza, con quello che sappiamo — cosa è successo, quali dati e quanti interessati, cosa stiamo facendo — così che tu possa valutare la notifica al Garante nelle tue 72 ore. La notifica all’autorità e agli interessati, quando serve, la fai tu: la decisione è del titolare.

Ti aiutiamo, nei limiti di ciò che sappiamo, anche in una valutazione d’impatto (art. 35) che riguardi il tuo uso di Fleetly.

8. Alla fine del rapporto

Alla cessazione del contratto i dati restano dove sono e tu continui a vederli: la licenza scaduta passa in sola lettura, non cancella niente. Puoi cancellarli tu in qualunque momento, anche a licenza scaduta.

Se preferisci che li cancelliamo noi, o che te li restituiamo prima di cancellarli, basta chiederlo: lo facciamo entro 30 giorni dalla richiesta, sub-responsabili compresi, salvo quanto dobbiamo conservare per obbligo di legge — i documenti fiscali, che non contengono dati dei tuoi interessati.

9. Verifiche

Su richiesta ti forniamo le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi. Un audit in loco è possibile una volta l’anno, concordato in anticipo, a tue spese e senza compromettere la riservatezza degli altri clienti.

10. Modifiche

Questo documento può cambiare insieme al servizio o alla normativa. Le modifiche rilevanti ti vengono comunicate con ragionevole preavviso, e l’applicazione ti chiede di riaccettare i documenti aggiornati al primo accesso successivo.

In caso di contrasto con i Termini di servizio, su ciò che riguarda i dati personali prevale questo testo. La legge applicabile è quella italiana.